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POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

 

 

En el presente documento se establecen las políticas y procedimientos establecidos por PRABYC INGENIEROS SAS (En adelante PRABYC) para el manejo y protección de los datos personales, obtenidos en las relaciones con asociados, colaboradores, clientes, contratistas, proveedores o cualquier tercero. Estos se someterán a lo indicado en la presente política, estableciendo las medidas, finalidades, procedimiento y uso que daremos a nuestras bases de datos, así como el conjunto de mecanismos con lo que sus titulares cuentan a fin de conocer, actualizar, modificar, ratificar, suprimir o en general disponer de los datos suministrados, y/o revocar la autorización dada a PRABYC INGENIEROS SAS, sucursales o sus filiales.

 

Para efectos de la presente política, se entenderá que la información objeto de tratamiento por parte de PRABYC y para este documento los “datos personales” serán el conjunto de datos que suministran los titulares cuando acceden a los bienes, servicios o en general ingresan a plataformas comerciales de la compañía, y que en general pueden resumirse como nombres, apellidos, números de identificación, edad, sexo, dirección, país, ciudad de residencia, correo electrónico, gustos, preferencias y en general el conjunto de datos requeridos en el proceso de registro los cuales en todo caso no serán de carácter sensible conforme a las definiciones legales del término.

 

PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

-PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS:
El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

 

-PRINCIPIO DE FINALIDAD:

El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

 

-PRINCIPIO DE LIBERTAD:

El tratamiento de datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

-PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD:

La información personal sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, en este sentido, se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

 

-PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA:

En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

-PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA:

El tratamiento de datos personales está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los mismos, de las disposiciones de ley y la Constitución. En este sentido, su tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en ley. En este sentido, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

 

-PRINCIPIO DE SEGURIDAD:

La información personal sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

-PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD:

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

 

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA INFORMACION

 

Al momento de obtener la información, se le informará al cliente, colaborador, contratista, proveedor o cualquier tercero del que se recaude la información personal para un tratamiento asociado con la relación contractual y/o comercial, las finalidades de manera clara y suficiente, obteniendo su respectiva autorización, como son:

 

-Cumplir con las reglamentaciones de ley en cuanto al sistema de autocontrol del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo - SARLAFT.

 

-La base de datos de empleados, busca tener centralizada la información de los colaboradores. Sus datos de contacto pueden ser compartidos con las entidades vinculadas al Grupo con el fin de que los empleados puedan tener acceso a los beneficios que se reportan al adquirir productos o servicios provenientes de empresas del Grupo.

 

-La base de datos de ex empleados busca tener a disposición de las autoridades, o del mismo Titular, su información durante el término establecido en la ley laboral.

 

-La base de datos de aspirantes a empleados recoge la información proveniente de las hojas de vida, certificaciones y referencias personales de quienes se presentan a procesos de selección y busca identificar los candidatos más idóneos para ser vinculados

 

-La base de datos de Proveedores y contratistas contiene información actualizada y suficiente acerca de las personas que tienen esta calidad.

 

-Las bases de datos de clientes, buscan tener un contacto con los titulares  para presentarse como constructora e informarlo acerca de los productos, servicios o trámites.

 

Solicitar opiniones de los titulares de los datos para recibir retroalimentación respecto de la calidad de productos o servicios de la compañía, y en general para efectos de mejoras organizacionales y/o corporativas.

En el evento en que la finalidad cambie o se modifique de tal manera que el Titular de manera razonable no lo espere, se le informará a éste de manera previa, con el fin de obtener de nuevo su consentimiento.

 

 

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. 

 

 

En concordancia con los términos del artículo 8º de la ley 1581 de 2012, son derechos de los titulares los siguientes:

 

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PRABYC. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado. .

 

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

 

c. Ser informado, previa solicitud al responsable o el encargado, del tratamiento que se le ha dado a sus datos personales.

 

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

 

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del uso de los datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la constitución.

 

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

 

ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS RELACIONADOS CON DATOS PERSONALES. El responsable interno del tratamiento de datos personales será la Gerencia Comercial, a la que podrá contactar en el correo electrónico gcomercial@prabyc.com.co, o acercarse y/o enviar su solicitud a la carrera 16 No. 93 A – 36 Oficina 304 de la ciudad de Bogotá o comunicarse al número 6445700.

 

 

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. 

 

Quien siendo titular de los derechos referidos en el numeral anterior requiera presentar una consulta, reclamo o decidiere revocar, modificar, o en general disponer de ellos bajo cualquier modalidad de las previamente indicadas o en concordancia con la ley, deberá observar los siguientes procedimientos generales de solicitud frente a PRABYC, para que proceda a lo pertinente.

 

 

Área de contacto para la atención de peticiones, consultas y reclamos. El área encargada de la atención es la gerencia comercial con quien deberán contactarse para la atención de peticiones, consultas y reclamos de los titulares al interior de PRABYC, a fin de actualizar, modificar, rectificar, suprimir o revocar cualquiera de sus datos.

 

 

Procedimiento para consultas sobre datos personales. Cuando el titular de los derechos o sus causahabientes requirieren consultar información personal del titular que repose en cualquier base de datos de PRABYC, deberán solicitar a la compañía por medio escrito (correo físico o electrónico) tal información, y la consulta será atendida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles para dar respuesta a los requerimientos. Cuando por cualquier motivo no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado explicando los motivos y se indicará una nueva fecha para la atención de la consulta, la cual en todo caso deberá ser resuelta dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

 

Procedimiento para reclamos sobre datos personales. El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el responsable o el encargado del tratamiento, el cual será tramitado con el siguiente procedimiento:

 

-El reclamo deberá formularse mediante solicitud escrita dirigida a PRABYC identificando al titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y adjuntando los documentos que se quieran utilizar como soporte del mismo. En caso de que el reclamo fuere incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la a recepción del reclamo para que subsane  aquello a lo que hubiere lugar.

 

-Si no hubiere respuesta con la complementación por parte del interesado en un término de dos (2) meses, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

-En caso de que PRABYC no fuere competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

-Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda  que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

-El término máximo para la atención del reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando por cualquier motivo no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al usuario explicando los motivos y se indicará una nueva fecha para la atención del reclamo, la cual deberá ser resuelta dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

El Titular, Causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo, antes de dirigirse a la SIC a formular una queja.

 

 

MEDIDAS DE SEGURIDAD.  PRABYC se compromete a utilizar y dar un tratamiento adecuado a los datos personales recopilados, evitando de la mejor forma disponible a su alcance que terceros no accedan sin autorización al conjunto de datos recaudados.

 

 

ENTRADA EN VIGENCIA Y TIEMPO DURANTE EL CUAL SE TRATARÁN LOS DATOS PERSONALES. Los datos personales de los titulares se mantendrán en las bases de datos de la compañía hasta cumplir con las finalidades estipuladas en el presente documento.